Кто лучший друг PR специалиста в государственных структурах?

Кто лучший друг PR специалиста в государственных структурах?

PR и сфера связи с общественностью, несмотря на специфичность деятельности организации, имеет цели сформировать нужный образ и показать с лучшей стороны процессы и организацию, и одновременно снизить негативные и отрицательные влияния на ее имидж.

Во многих организациях, особенно в государственных структурах, недооценивают значимость PR службы и взаимодействию с общественностью. С развитием информационных технологий и желанием государства работать открыто, оперативно и мобильно, руководители госаппарата начали менять мнение о важности пиарщиков, пресс-службы и PR отдела. И особенно, пиарщики, востребованы с часы «пожаров» и в экстренных ситуациях. На своем опыте, я знаю, как важна оперативность и слаженность работы PR и пресс-службы в такие моменты, когда минуты решают «карьерные» судьбы сотрудников.

Хотелось бы поделиться своим опытом для выстраивания эффективной работы PR и пресс-службы в вашем учреждении.

В первую очередь необходимо наладить коммуникации с руководством организации, донести важность PR службы, после чего вам будет легче донести цели до нижестоящих сотрудников. Иначе этот весь «вагон и маленькую тележку» ответственности придется нести Вам самостоятельно.

Итак, ваши лучшие друзья — это ваши коллеги, и самый лучший из лучших это первый руководитель.

Во-вторых, подготовьте красивую презентацию о важности PR и пресс-службы, и ваше видение о развитии направления, и обязательно укажите какие вы планируете достичь результаты после проведения мероприятий и активностей.

В-третьих, составьте подробный план мероприятий на квартал. План поможет вам структурировать и дисциплинировать вашу работу, показать и оценить результаты вашей работы. План распишите на один квартал, это не слишком большой период времени, как год, но и слишком короткий, что даст вам возможность подготовиться заранее к мероприятиям. В плане обязательно отразите такие момента как: название активности, цель активности, необходимые ресурсы (привлечение сотрудников, денежные средства, материальные ресурсы и т.д.). Отдельным пунктом выделите мероприятия, направленные на внутренний PR, где запланируйте события внутри коллектива по тимбилдингу и строительство внутрикорпоративной культуры.

В-четвертых, презентуйте план мероприятий руководству, при этом необходимо показать и акцентировать на достигаемые результаты и их эффективность. Понимаю, что показать результаты в нематериальной сфере сложно, но тем не менее постарайтесь, и для этого используйте определенные числовые показатели. Например, лайки, просмотры и положительные отзывы в соцсетях под размещенным материалом.

В-пятых, на пленарных собраниях попросите выступить с 10-15 минутной презентацией о PR и пресс-службе и расскажите о своих планах и видении. Тем самым ваше выступление покажет важность и вес вашей работе, а также многие наконец-то поймут, «чем же занимается наш PR отдел».

В-шестых, обязательно подружитесь с журналистами. Журналисты ваши близкие друзья, которых надо лелеять, беречь иногда баловать. Организовывайте и приглашайте их на пресс-тур, с обязательным чаепитием и презентами. Журналисты сами по себе «разбалованный» народ, и не любит, когда ему не уделяют должного уважения и внимания.

 Пройдя эти важные шаги не стоит расслабляться. «Стрижка только началась», как говорилось в одном фильме.

Заручились поддержкой своего руководства, и теперь «вам карты в руки». Обязательно, встретьтесь с руководителями структур, причем всех структур. Возможно, при реализации плана вам необходима будет помощь даже склада. Наладьте дружеские отношения с руководителем подразделения, попейте с ним чашку чая. Узнайте, функциональные обязанности их отдела, и акцентируйте значимость их структуры в организации. Похвала и комплименты всегда были лучшими инструментами в выстраивании коммуникаций в коллективе.

Ваша первоочередная задача донести до каждого сотрудника, что каждый сотрудник — это часть команды и несет ответственность и должен достойно нести «флаг» учреждения, сделать их лучшими вашими друзьями. Активно привлекайте сотрудников вашей организации в мероприятия и PR активности и не скупитесь на благодарности и положительные отзывы.

Например, у многих сотрудников есть свои аккаунты в социальных сетях, и каждый мог бы поделиться с хорошей новостью размещенной в электронном СМИ у себя на ленте, поставить положительный комментарий и лайк под этим постом.

Вовлекайте ваших коллег в процесс, приучайте быть активными, а в замен замолвите руководству о том, какой вклад внес тот или иной сотрудник и отдел в общее дело по формированию положительного имиджа учреждения.

Сейчас время информационных технологий и все промахи, и победы быстро могут стать достоянием СМИ и быстро дойти до самых «верхов». И ваша задача, если такое случилось, это сгладить «острые» углы, критику и негатив в социальных сетях и СМИ.

Хотелось бы дать несколько советов своим коллегам «по цеху»:

  1. Подпишитесь на все главные официальные страницы и аккаунты государственных органов — Правительства, министерства и т.д. Это даст возможность получать оперативно официальную информацию.
  2. Подпишитесь на главные страницы ваших руководителей, если они есть. Если еще нет, то желательно их им завести. Это покажет открытость, мобильность первого лица в глазах общественности и высшего руководства.
  3. Обязательно оперативно реагируйте на обращения к вашей организации, информируйте руководителей подразделений, и при очень важных, то и руководство.
  4. Также будьте активны в соцсетях, пишите о новостях и изменениях в вашей организации, при необходимости взаимодействуйте со СМИ и журналистами.
  5. Найдите общий язык с руководством и ключевыми сотрудниками, донесите свое видение и значимость PR службы. Поделитесь со своими планами.
  6. Наладьте контакт с коллегами из других PR служб ключевых госорганов, министерств и ведомств. Участвуйте в неформальных тусовках и встречах пиарщиков. Это позволит быть в курсе всех событий и мероприятий.
  7. Проводите мероприятия по внутрикорпоративной культуре в вашем учреждении. Это укрепит дух организации, сплотит при «неожиданных» ситуациях и поможет вам решить либо минимизировать проблему.
  8. Большинству людям интересна внутренняя жизнь звезд, известных личностей, то, что не имеют доступ, в нашем случае процессы в учреждениях и организациях. Поэтому контент с тем, какие процессы ежедневно происходят, как они влияют на бытовую жизнь простых граждан уверен «зайдет» в пабликах и соцсетях. При этом, конечно, надо учесть специфику вашего госучреждения, и формировать и предоставлять тот контент, который разрешен для открытого доступа. Например, вы работаете в пресс-службе МЧС, можете сделать фотосессию спасателей, или провести один день со спасателями, и показать их сложную работу. Тут главное не «перекреативить».

Надеюсь, все вышеперечисленные советы помогут вам в вашей-нашей нелегкой работе.

Кайрат Телеушев – генеральный директор коммуникационной группы «Гуров и партнеры – Центральная Азия»



Добавить комментарий